DigiOffice

Grip op flexibele opslag – van uitdaging naar strategisch voordeel

Elke bouworganisatie wil documenten slimmer, veiliger en efficiënter beheren. Maar in een wereld waarin data overal ontstaat en groeit, is het behouden van structuur een strategische uitdaging geworden. Projecten draaien op samenwerking, informatie en documenten — van tekeningen tot contracten, van projectinformatie tot opleverdocumentatie.

Teams werken samen in Microsoft 365, documenten worden gedeeld via SharePoint en Teams, en iedereen wil de vrijheid hebben om opslag en processen flexibel in te richten — zonder de controle of grip op kosten te verliezen.

Het klinkt ideaal: actuele informatie, soepele samenwerking en IT die het overzicht houdt. In de praktijk blijkt flexibele opslag echter complexer dan gedacht. Documenten verspreiden zich over Teams, SharePoint, lokale schijven en persoonlijke mappen. IT balanceert tussen gebruiksgemak, beveiliging, compliance en budget. En medewerkers verliezen dagelijks tijd met zoeken — gemiddeld 1,8 uur per dag.

Daarom vraagt documentbeheer om een strategische aanpak: één die opslag, beheer en controle combineert over alle systemen heen. De sleutel ligt in automatisering en regie. DigiOffice biedt precies dat.

DigiOffice: grip bovenop Microsoft 365

DigiOffice fungeert als slimme verbindende laag binnen Microsoft 365. Het platform automatiseert waar documenten worden opgeslagen, wie toegang heeft en hoe informatie wordt beheerd — ongeacht of dat in SharePoint Online of Azure Blob Storage is.

Waar Microsoft 365 de basis legt, zorgt DigiOffice voor structuur, governance en controle. Medewerkers hoeven niet meer na te denken over opslaglocaties of versies; DigiOffice regelt dit automatisch. Documenten worden verplaatst op basis van metadata of projectstatus, zodat actieve bestanden beschikbaar blijven voor lopende projecten en afgesloten dossiers veilig worden gearchiveerd in goedkopere opslaglagen.

Zo blijft de werkomgeving overzichtelijk, blijven documenten duurzaam bewaard en houdt IT grip op kosten, beveiliging en beleid — zonder de werkvloer te beperken.

Wat maakt DigiOffice uniek?

Flexibele opslagstrategie

Actieve documenten in SharePoint Online, statische archieven in Azure Blob Storage. DigiOffice zorgt voor de juiste balans en past strategieën eenvoudig aan via centrale opslagregels.

Automatische opslag en structuur

Documenten worden direct op de juiste plek geplaatst, met metadata en toegangsrechten. DigiOffice beheert deze regels centraal, waardoor IT inzicht houdt in de volledige informatiehuishouding.

Automatische huisstijl in documentcreatie

Alle documenten worden automatisch opgemaakt volgens jouw huisstijlrichtlijnen. Denk aan logo’s, kleuren, typografie en sjablonen die altijd up-to-date zijn. Zo blijft iedere brief, offerte of rapport consistent — ongeacht wie hem maakt of waar hij wordt opgeslagen.

Automatische site- en projectstructuren

Bij een nieuw project genereert DigiOffice automatisch de bijbehorende SharePoint-subsite, documentbibliotheken en mappenstructuur – inclusief toegangsrechten en metadata.

Beveiliging en versiebeheer by design

Elke gebruiker werkt altijd in de actuele versie van een document. Versiebeheer, logging en toegangscontrole zijn standaard ingebouwd, wat fouten en dubbel werk voorkomt.

Koppelingen met bedrijfsapplicaties

DigiOffice koppelt naadloos met bouwspecifieke systemen zoals AFAS, 4PS Construct, 12Build, ValidSign en meer. Documenten worden automatisch geregistreerd, verrijkt en opgeslagen volgens dezelfde regels – ongeacht in welk systeem ze ontstaan. Zo wordt documentbeheer een geïntegreerd onderdeel van de gehele keten.

Slimme workflows en bewaartermijnen

Van aanmaak tot goedkeuring en archivering: DigiOffice automatiseert het hele documentproces. Taken, rechten en meldingen worden automatisch toegewezen, zodat processen soepel verlopen en bewaartermijnen altijd worden nageleefd.

Grip op flexibele opslag begint hier

DigiOffice verandert flexibele opslag van een uitdaging in een strategisch voordeel. Door automatisering, integratie en slimme regie houd je als organisatie controle over documenten, informatie en kosten — vandaag én in de toekomst.

👉 Ontdek meer op www.digioffice.nl/bouw